Der SmartStash Podcast

Silke: Wissensmanagement ist ja auch ein Thema im Vertrieb. Florian könntest du uns was erzählen? Was sind da die größten Schmerzpunkte der Kunden, wenn ihr gerade vor Ort seid oder Kunden kennenlernt?

Florian: Gerne, manchmal ist man ja auch selbst interner Kunde, weil das Thema Wissensmanagement ist auch etwas was für einen selbst eine gewisse Bedeutung hat. Wissen, Informationen, Richtlinien oder Prozesse müssen dokumentiert werden oder bereitgehalten werden, wie Saskia das auch schon gesagt hat.

Bei den Kunden merkt man momentan zwei Trends. Einmal haben wir den großen Trend, dass viel Know-How – welches in den Köpfen der Mitarbeiter steckt – durch den demografischen Wandel irgendwann aus dem Unternehmen ausscheidet. Bei unseren Kunden steht momentan die Sorgen im Vordergrund, das ganze Wissen was sie im Unternehmen gesammelt haben, abwandert. Dieses Wissen möchten wir fortlaufend bei und bereit halten, das ist ein ganz großes Thema.

Das zweite große Thema wurde ein bisschen durch Corona ausgelöst. Bei uns selbst merken wir das tatsächlich auch, wir waren hier im Vertrieb immer eine sehr interaktive Gemeinschaft im Großraumbüro. Es gab viel Austausch über den Schreibtisch und Monitor hinweg und jetzt wo alle Mitarbeiter vorwiegend im Home-Office arbeiten fallen diese ganzen Sachen weg. Und da muss man natürlich hinkriegen, dass man Wissen und Dokumentation aber auch solche Sachen wie einfache Formulare oder Vorlagen für solche Themen, irgendwo abrufbar hat. Wo jeder schnell und am besten noch nebenbei im Kundentermin reingucken kann, und weiß, wo das zu finden ist.

Silke: Okay und du Saskia, du als Expertin, wie fangt ihr diese Problematiken oder diese Kundenschmerzgrenzen ein?

Saskia: Ja, da gibt es ganz verschiedene Herangehensweisen aber das wichtigste ist immer, dass man sich bewusst macht welches Wissen brauchen wir eigentlich für die tägliche Arbeit. Was unfassbar wichtig dabei ist, ist auch herauszuarbeiten, wer hat denn dieses Wissen im Unternehmen und wer ist der Wissensträger. Diese Leute muss man zusammenbringen.

Man muss aber eben auch an die typischen Konsumenten – eben die Leser, die Wissen brauchen, um ihren Job zu erledigen – denken. Für die muss man vereinfachen, alles muss leicht zur Hand zu haben sein.

Ich komme ursprünglich aus dem Intranet-Beratung und habe da sehr viel mit Navigationsstruktur gemacht und da fängt das eben auch schon an. Man kennt das vielleicht auch aus dem Web, wie finde ich was? Wie ist eine gute Struktur? Wonach sucht eigentlich jemand der eine gute Information haben möchte?

Und ich bringe eben im gemeinsamen Workshop bei meinen Kunden die Wissensträger, aber eben auch typische Wissenskonsumenten und -verantwortliche dafür, zusammen an einen Tisch und wir machen erstmal eine Aufnahme vom Status Quo: Was haben wir eigentlich gerade? Was fehlt uns? Wie wollen wir es in der Zukunft haben? Was sind Wünsche und was hätten wir gerne, welche Probleme wollen wir lösen?

Und dann fangen wir an zu strukturieren. Dieses „Strukturieren“ hilft Unternehmen sehr. Vor allem dabei den Einfluss von außen zu haben, der nicht aus dem Betrieb ist und mal mit einem ganz anderen Blickwinkel draufschaut. Das wiederum bringt einen auf Ideen, die man selbst vielleicht nie hatte, weil man natürlich immer etwas betriebsblind ist. Manchmal sind es auch nur Kleinigkeiten, die man ändern kann, um es Menschen einfacher zu machen, Dinge leichter zu finden oder Sachen besser zu verstehen. Dazu gehört auch zu verstehen, wie Wissensmanagement strukturiert ist.

Wenn ich von strukturiert rede, rede ich immer von einer digitalen Plattform, wir machen das mit Webportalen an der Stelle. Wie komme ich irgendwo hin, auch wenn ich ein Suchfeld anbiete. Was kann ich da eintippen? Wie finde ich da etwas? Und wie komme ich zielgerichtet an ein Ergebnis und nicht 100 Million Ergebnisse.

Gerade in sehr großen Unternehmen muss man sich fragen, wie alle Mitarbeiter an die Informationen kommen, aber nicht mit Informationen überladen werden. Damit man nur das bekommt was man wirklich braucht, vielleicht schon vom System vorgefiltert. Alle diese Themen zusammenzubringen erfordert viel gemeinsame Arbeit, Brainstorming, Kreativität – aber am Ende kommt was Schöne dabei raus und das macht es auch immer besonders. Jedes Wissensmanagement-Projekt ist genauso individuell wie jedes Unternehmen, mit dem wir arbeiten.

Silke: Okay und jetzt gibt es SmartStash, welches diese Individualität etwas aufgreift. SmartStash ist ein Tool aus Office 356, was ist das genau?

Saskia: SmartStash ist ein von unserem Produktteam entwickeltes Wissensmanagement für die Office 356-Welt. Wir setzen auf Microsoft Sharepoint mit Modern UI auf. Das ist die neue Benutzeroberfläche von Sharepoint online. Das kann man mit einem sehr modernen Content Managementsystem Vergleichen, welches es einem Wissensträger oder einem Wissensredakteur sehr einfach macht Informationen:

• Digital zusammenzustellen,
• Einen Beitrag zu schreiben,
• Medien mit einzubetten, wie Bilder und Videos.

Oder eben auch diverse Anleitungen, Dokumente und Formulare an die verschiedenen Zielgruppen verteilen.

Wir haben SmartStash als ein Werkzeug oder auch ein Rahmen entwickelt, der es ermöglicht diese Verteilung von Informationen zu steuern. Zum Beispiel eine Übersichtsseite über meine Wissensbereiche zu erstellen, die ich nach unterschiedlichsten Kriterien strukturieren kann.

Also ich kann verschiedenen Menschen unterschiedliche Einstiegspunkte anbieten. Wie bei einem Lexikon habe ich ein A-Z Index in dem Arbeitshinweise und Betriebsrichtlinien stehen. Ich kann aber auch mit kleinen visuellen Kacheln ein Qualitätsmanagementhandbuch abbilden, wo ich mich durch verschiedene Prozesse oder Kapitel durchklicken kann, bis ich meine Information gefunden habe. Ich habe immer eine schnelle Suche und was SmartStash auch noch mitbringt, ist etwas was wir so in der Microsoft Office 356 Welt nicht haben: ich kann Dokumente lenken.

Ich kann redaktionell festlegen, dass bestimmte Leute dazu aufgefordert werden bestimmte Dokumente zu lesen. Anderen wird es nur empfohlen und manche Mitarbeiter brauchen es nicht und können es nur finden, wenn sie danach suchen. Und die Personen, die das sehen müssen, die werden mit Hilfe von SmartStash über verschiedenste Kanäle darauf hingewiesen, dass etwas Neues für sie bereitsteht.

Was wir mit SmartStash ermöglichen wollen – das ist auch unsere Vision – ist, dass wir eine Umgebung schaffen, die lebendiges Wissensmanagement ermöglicht. Und zwar nicht nur – und das ist auch ein bisschen das, was ich immer sehe: ich pumpe ganz viel Wissen an einen Ort und damit hat es sich. Nein, denn Wissensmanagement und Wissensinhalte sind erst dann sinnvoll, wenn sie aktuell gehalten werden.

Über SmartStash-Prozesse sorge ich dafür, dass die richtigen Leute wirklich benachrichtigt werden, zum Beispiel mit einer Push-Nachricht in Teams, sodass sie es lesen müssen. Aber auch Wissensträger werden erinnert regelmäßig zu überprüfen ob die Inhalte noch aktuell oder relevant sind. Leute, die gerne mal solche Nachrichten übersehen, werden regelmäßig daran erinnert etwas zu lesen, besonders wenn es sich um einen wichtigen Inhalt handelt. Dazu kommt noch, dass wir natürlich wollen, dass die Leute auf die Wissensinhalte von überall zugreifen können, also nicht nur von ihrem Office arbeiten, sondern auch sehr elegant von der Smartphone-App zum Beispiel.

Somit generieren wir Wissen überall wo auch immer ich bin – aber auch so, dass es sich selbst verwaltet und mir dabei hilft diese ganzen Inhalte an die Menschen zu bringen und aktuell zu halten. Somit haben wir einen lebendigen Wissenskreislauf, den wir mit diesem System unterstützen wollen.

Wir sagen SmartStash ist ein Wissens-Ökosystem.

Florian: Als kleine Ergänzung dazu: im Wissensmanagement müssen erstmal irgendwo Informationen bereitgestellt werden und deswegen müssen wir einfach gucken, wie „machen wir das?“ Insbesondere wenn wir dann über Microsoft sprechen, haben wir ganz oft diesen Plattform-Ansatz. Wir haben Dynamics und Teams für Zusammenarbeit und Kommunikation und da müssen wir schauen wie kriegen wir eine Lösung hin, die nicht separat dazu eingeschaltet wird, sondern die nahtlos in diesen ganzen Werkzeugen integriert ist.

Ganz konkretes Beispiel: Ich möchte mich im Alltag nicht selbst sortieren müssen und 5 verschiedene Tools öffnen. Ich möchte das alles und auch das Wissensmanagement in Teams und SharePoint online haben wo letzten Endes das ganze Wissen und alle Prozesse oder auch Richtlinien, dann auch bestätigt werden können. Beispielsweise in Teams, wenn ich in einem Projekt mitarbeite, habe ich die Möglichkeit mir alle relevanten Beiträge aus dem SmartStash direkt in Teams mit einzuspeisen und habe so mit einem Klick alles vor Ort. Das schafft auf der einen Seite eine attraktive Umgebung, weil ich direkt den Mehrwert erkenne und auf alles zugreifen kann und das ich natürlich das absolut wichtige parat habe. Das schafft auf der anderen Seite Akzeptanz bei den Nutzern. Wir wissen glaube ich alle, wie wichtig die Akzeptanz der Nutzer und das Erkennen des Mehrwertes an diesen Tools letzten Endes über Erfolg oder Misserfolg entscheidet.

Silke: Gerade als integriertes Management-System funktioniert es dann auch und ich kann es relativ schnell neu anpassen, wenn ich das richtig verstanden habe. Also wenn sich Richtlinien ändern, dann muss ich da nichts groß was umstellen und Prozesse ganz neu schreiben, sondern ich kann es einfach aktualisieren. Könnt ihr dazu noch irgendwas sagen?

Saskia: Es ist relativ einfach da wir, wie schon erwähnt, auch auf der Basis von SharePoint online unterwegs sind. Was von sich aus schon eigenes Dokumenten- und Informationsmanagementsystem ist, wovon wir eben auch die vorhandenen Funktionalitäten nutzen. Mit SmartStash bringen wir ein Rollenmodel mit: hier gibt auf der einen Seite den Leser und den Redakteur – der darf auch schreiben. Das kann jemand sein der selbst Wissensträger ist aber auch jemand der von Wissensträgern beauftragt wurde und damit Aufgaben delegieren kann.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Prüf- und Freigabemechanismen einzustellen, um zum Beispiel ein 4-Augen-Prinzip oder einen zweistufigen Genehmigungsprozess mit Auditor am Ende umzusetzen.

Wenn wir von Smart”Stashes” reden, kann man sich diese als kleine Ordner vorstellen, in denen ich Informationen, die zu einem Thema zusammengehören ablegen und verstauen kann. Zudem können beliebig viele generiert werden und für jeden einzelnen “Stash” können die Richtlinien geändert werden.

Beispielsweise kann ich einen Stash eher wie ein Wiki nutzen, indem jeder schreiben und auch selbst genehmigen darf. Einen anderen Stash kann ich nutzen, indem bestimmte Richtlinien verwaltet werden oder Prozesse abgebildet werden, die nur von Prozessverantwortlichen geändert oder freigegeben werden dürfen. Da sind wir sehr flexibel.

Genauso kann man das mit verschiedenen Stashes für Länder und Standorte machen. Man ist in der Strukturierung sehr frei. Was auch hilft ist, dass wir viel mit Schlagworten in Inhalten arbeiten, also verschiedenen Tags an der Stelle. Jeder Stash kann sein eigenes Set von Tags haben, sodass User ganz einfach filtern können. Zum Beispiel nach Geltungsbereichen oder nach einem Thema wie alle Informationen für neue Mitarbeiter oder für Azubis.

Ein wichtiges Thema ist auch: Wie bereitet man Informationen am besten auf und wie kann ich diese darstellen? Dabei herauskommen sollte kein 5000 Zeilen Text, das macht nämlich gar keinen Spaß zu lesen, sondern man strukturiert alles so, dass ich auf einen Blick erkenne, was die Quintessenz ist und was wichtig ist für mich. Um das bestmöglich umzusetzen, nehmen wir auch unsere Kunden, in einem Einführungsprojekt, an die Hand.

Das sind alles Themen, die sehr spannend sind und das macht das Wissensmanagement auch so modern, denn es soll eben nicht statisch sein. Wir setzen uns zusammen mit unseren Kunden in die Redaktionswerkstätten und bringen ihnen von A-Z alles im Office 365 Kosmos bei, um ihr Wissen möglichst modern zu gestalten.

Silke: Wie genau funktioniert der Einstieg in SmartStash für ein Unternehmen? Florian, vielleicht kannst du noch ein paar Sätze dazu sagen.

Florian: Gerne, ich würde da einfach mal von mir selbst anfangen zu sprechen, denn auch wir selbst nutzen SmartStash aktiv. Ich war im Vertrieb verantwortlich dafür, dass wir das Produkt eingeführt haben und eine sogenannte Task-Force gebildet haben, um das ganze voranzutreiben. Dazu haben wir mit Saskia ein paar Termine durchgeführt, in denen wir uns zusammengesetzt haben, um den Stauts Quo zu ermitteln.

Wir haben einen Workshop vorbereitet, indem wir geschaut haben, welche Dokumente, Informationen und Vorlagen überall bei uns abgespeichert sind. Informationen findet man bspw. in Teams, SharePoint oder auch beim Vertriebsleiter auf dem Desktop. Dann haben wir uns gefragt: Wo wollen wir diese Informationen in Zukunft sammeln? Dabei geht es oft um den Informations-Life-Circle.

Bei SmartStash haben wir beispielsweise auch bei uns im Vertrieb einen Artikel, durch den sich jeder Vertriebsmitarbeiter und Vertiebsinnendienstler informieren kann. Hierbei gibt es konkret eine Seite, welche erstmal beschreibt, was das Produkt überhaupt ist und was es für Funktionen hat. Das ist ein klassischer modern UI Use Artikel, der entsprechend eingebettet ist.

Gleichzeitig habe ich auch andere Materialien dort eingebunden, zum Beispiel wenn wir mit dem Marketing gemeinsam an einer Präsentation für SmartStash arbeiten. Sowohl im deutschen als auch im englischen, habe ich als Vertriebsmitarbeiter die Möglichkeit meine Unterlagen herunterzuladen. Gleichzeitig stimmen wir mit unserer Vertriebsleitung die Preislisten für entsprechende Lizenzen ab und allem was dazugehört.

So etwas habe ich dort direkt im Zugriff und ebenfalls die Informationen zu Referenzkunden, welche ich mir anschauen kann. Ich kann also schnell, selbst wenn ich gerade mit einem Kunden im Gespräch bin, SmartStash öffnen und sehe auf einen Blick durch dynamische Inhalte alle Informationen, die für mich in der Situation relevant sind.

Für solche Artikel müssen Verantwortlichkeiten festgelegt werden, das geht auch bei Microsoft, Preislisten, Dokumentationen und man muss sich fragen: Wie verfahren wir intern mit unseren Workshops oder wie laufen Einführungspakete? Dafür müssen Verantwortlichkeiten festgesetzt werden, wer diese Artikel fortlaufend aktuell zu halten hat, damit sie gepflegt und durch Erinnerungen unterstützt werden und somit nicht veralten.

Das passiert oft in Systemen und man fragt sich, ob die Information, die vor 4 Jahren veröffentlicht wurde, noch Bestand hat. Auch Mitarbeiter können Artikel melden, um auf kleine Fehler oder Aktualisierungen aufmerksam zu machen. Das ist Workflow gesteuert und wird automatisch an die verantwortlichen weitergegeben, deswegen können wir von einem Ökosystem sprechen.

Früher gab es nur die großen Unternehmensordner, durch die man sich arbeiten musste, heute können wir durch Modern Work, gemeinsam an der Plattform arbeiten und jeder trägt seinen Teil bei den er geben kann und möchte. Das führt am Ende zu guten Ergebnissen und einer breit ausgerollten Wissensplattform, um letzten Endes von diesem Problem wegzukommen, dass das Wissen nur in einzelnen Mitarbeiterköpfen vorhanden ist.

Silke: Wow, das war sehr spannend und eine hohe Informationsdichte. Vielen Dank euch beiden. Wenn ihr nicht noch etwas brandaktuelles ergänzen wollt, sprechen wir das nächste Mal weiter darüber, da es so viel zu erzählen gibt. Habt es noch etwas was ihr sagen wollt? Vielleicht ein Herzensding was ihr noch loswerden möchtet?

Saskia: Wie man sieht ist unser SmartStash – Logo eine kleine Eule. Bei uns intern heißt der gute Eulenmann “Franz” und ich sage auch gerne “Franz kann‘s”, denn er weiß immer wo die Informationen stehen.

Aber da steckt noch etwas mehr dahinter, wir haben uns die Eule als Sinnbild für Weisheit und Wissen hergeleitet, weil es so viele Geschichten und historische Bezüge aus verschiedenen Kulturen gibt, die einer Eule sehr viel Weisheit attestierten. Zum Beispiel auch im Kontext Licht, früher dachte man durch die Reflektion in den Augen der Eulen, dass diese auch im Dunkeln sehen können, weil diese leuchten und strahlen. Ich sage immer gerne, dass wir durch SmartStash, in Verbindung mit gutem Wissen, auch Licht ins Dunkle bringen oder auch in den Unternehmensinformations-Dschungel. Manchmal sagt man „Ich sehe den Wald vor lauter Bäumen nicht“… „Ich sehe das Wissen vor lauter Informationen nicht“ und Franz sitzt in der Baumkrone und hilft mir dabei zielgerichtet genau das herauszupicken was ich brauche.

Denn auch das tut eine Eule, die jagt zielgerichtet und ist dabei blitzschnell an ihrer Beute. Meine Beute ist in diesem Fall die Information, die ich benötige und diese erhalte ich mit nur einem Klick. Somit ist die Eule in vielerlei Hinsicht unser Sinnbild für das Wissensmanagement und auch für den ökologischen Gedanken, den wir verfolgen. Übrigens verfolgen wir auch einen Papierlosen-Ansatz, denn mit SmartStash auf dem Handy muss ich auch beispielsweise viele Anleitungen nicht mehr ausdrucken und in den Produktionshallen verteilen. Aber dazu vielleicht in einer anderen Folge mehr Informationen.

Silke: Okay, vielen Dank euch beiden. Dann schauen wir mal was Franz demnächst noch so für uns bereithält.