SmartStash unterstützt Ihre Wissensmanagementkultur
Der optimale Wissensmanagementprozess unterstützt durch SmartStash in der Microsoft 365 Plattform - so können Sie ihn lebendig machen
Wie sieht der optimale Wissensmanagementprozess aus?
Es gibt viele verschiedene Ansätze für den “optimalen” Wissensmanagementprozess. Die wichtigsten Phasen, die während der Lebenszeit von Wissen jedoch immer wieder durchlaufen werden, lassen sich zu diesen vier zusammenfassen: Identifizieren, Aufschreiben, Verteilen und Pflegen.
Mit SmartStash setzen Sie auf eine Plattform, welche Sie in allen Phasen des Wissensmanagements unterstützt und welche sich nahtlos in bewährte und bekannte Microsoft Tools, wie Teams und SharePoint Online, integriert. Sie nutzen weiterhin Ihre gewohnte digitale Microsoft Arbeitsumgebung, SmartStash macht daraus aber einfach noch viel mehr, damit ihr Wissensmanagementprozess auch wirklich gelingt.
Wie unterstützt SmartStash?
Das Identifizieren von Wissen
Wissen entsteht an vielen Stellen in der täglichen Zusammenarbeit im Unternehmen. Findet diese Zusammenarbeit in Microsoft Teams statt, gibt es zwar zu vielen Dingen irgendwo Informationen, aber keine Struktur um wirklich Wissen zu verteilen und wiederzufinden. In vorhandenen Teamräumen findet auch keine direkte Verknüpfung mit bereits vorhandenen Informationen statt.
SmartStash in Teams
SmartStash bringt das Wissen in die Teamsräume.
Updates von vorhandenen Beiträgen können direkt im Arbeitskontext vorgenommen werden.
Alle Informationen, auch aus anderen Bereichen, stehen direkt zur Verfügung.
Die Microsoft Integration macht aus Arbeitsdokumenten in wenigen Schritten Wissensdokumente: einfach Dokumente verschieben und veröffentlichen, oder vorhandene Wissensbeiträge direkt aus Teams mit neuen Informationen anreichern
Aufschreiben und Visualisieren
Das Aufschreiben bzw. Visualisieren von Wissen ist der wichtigste Schritt um es für viele Mitarbeiter verfügbar zu machen. Dabei ist es nicht nur wichtig, dass “es irgendwo steht” – das richtige Format, Barrierefreiheit und eine Platzierung außerhalb des eigenen Arbeitssilos sind entscheidend.
Modern UI und SmartStash
Die moderne Benutzeroberfläche von SharePoint Online ermöglicht es schnell und einfach Informationen zusammenzustellen, visuell ansprechend aufzubereiten und barrierefrei verfügbar zu machen. Integrieren Sie spielend leicht Texte, Bilder, Medien und viele Dokumenttypen in einen Wissensartikel. Die zusätzlichen SmartStash Bausteine bringen noch mehr Möglichkeiten mit, um Inhalt zu strukturieren und leicht verständlich aufzubereiten.
Das Verteilen von Wissen
Nicht genug Informationen haben, um die tägliche Arbeit optimal zu erledigen, oder von zu vielen Informationen überfrachtet werden und deshalb keine von ihnen wirklich wahrnehmen? – Das ist das Ergebnis von nicht zielgruppengerechter Verteilung. Je einfacher und schneller der richtige Mitarbeiter die richtige Information zur richtigen Zeit findet – desto effizienter kann er arbeiten.
Nicht suchen – sondern finden!
Informationen sind an mehr als einer Stelle verfügbar, in Strukturen – so individuell und flexibel wie Ihr Unternehmen. Ihre Mitarbeiter möchten lieber im Inhalt suchen, oder mit schnellen Filtern eine Ergebnismenge eingrenzen? Oder möchten Sie sich durch visuelle Hierarchien klicken? Sie können ab jetzt alles auf einmal anbieten.
Persönliches Dashboard
Das persönliche Dashboard verbindet alle Wissensbereiche, ungelesene Informationen und persönliche Favoriten an einer zentralen Stelle.
Wichtige Informationen unbedingt lesen!
Durch Benachrichtigungen und Erinnerungen werden Mitarbeiter auf wichtige Informationen durch das System hingewiesen, damit nichts verloren geht.
Zielgruppenspezifisch verteilen
Weisen Sie Informationen nur bestimmten Gruppen oder Mitarbeitern zu, um Überforderung zu vermeiden.
Neue Mitarbeiter in Gruppen bekommen relevante Wissensinhalte automatisch zugespielt.
Pflegen und Weiterentwickeln von Wissen
Einmal verteilt, dann nie wieder angesehen? Das Aktuell-halten und regelmäßige Aussortieren veralteter Informationen ist einer der häufig vernachlässigten Schritte im Wissensmanagement und sorgt für die größte Frustration bei Anwendern.
Pflegen und Aktuell halten
Automatische Aktualitätsprüfung und Erinnerungen an Verantwortliche, Meldefunktion für unstimmige Inhalte durch Leser and Verantwortliche und Genehmigungsprozesse für sensible Inhalte sorgen für eine stets aktuelle Wissenswelt.
Inhalte sollen nicht mehr in Übersichten auftauchen, aber im Hintergrund bestehen bleiben? Das Entwurfs- und Veröffentlichungsmanagement lässt die stetige Weiterentwicklung vorhandener Inhalte direkt im System zu, ohne diese direkt jedem verfügbar zu machen.
Auswertungen über Vorgänge und den Status der Inhalte
Im SmartStash Auswertungscenter sehen Sie stets welche Inhalte veraltet sind oder in Prozessen hängen geblieben sind und schaffen es jederzeit den Überblick zu behalten. Sie können jeden Wissensbereich einzeln auswerten und verschiedenen Verantwortlichen nur Zugriff auf Ihren eigenen Bereich geben.
Neugierig auf mehr Funktionen von SmartStash?
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und wir stellen Ihnen gern alle wichtigen Funktionen in einer persönlichen Demonstration vor – natürlich remote!
Wichtige Faktoren bei der Einführung von Wissensmanagement im Unternehmen
Wissensmanagement muss natürlich funktionieren, führen Sie eine Kultur ein und nicht nur eine Software! – SmartStash hilft Ihnen als Werkzeug dabei Wissen strukturiert für alle verfügbar zu machen, aber das löst nicht alle Herausforderungen. Wenn Sie bisher keine Wissensmanagementkultur im Unternehmen eingeführt und gelebt haben, dann ist es höchste Zeit damit zu beginnen.
Sechs Säulen einer erfolgreichen Wissensmanagementorganisation
Beziehen Sie alle Mitarbeiter mit ein, jeder ist wichtig im Prozess
Qualifizieren Sie ihre Mitarbeiter nicht nur in der Technik sondern auch im Kopf
Sorgen Sie für Strukturen aber auch für größtmögliche Transparenz
Räumen Sie Ihren Mitarbeitern Zeit für Wissensaufbau UND Transfer ein
Lösen Sie Silos und technische Brüche weitestgehend auf
Behandeln Sie das Thema mit Sorgfalt aber auch mit der notwendigen Wertschätzung