Der Return on Invest von Wissensmanagement-Projekten

Wenn Sie sich einen Eindruck davon verschaffen möchten, ob sich die Einführung eines Wissensmanagementsystems für Ihre Organisation lohnt, beantworten Sie für sich doch einmal die folgenden Fragen:

• Müssen Sie oder Ihre Kolleg*innen relevante Informationen häufig erst suchen, weil es keine klare Struktur gibt?
• Werden relevante Informationen teilweise überhaupt nicht geteilt, weil es keinen definierten Ort dafür gibt?
• Existieren Informationen in verschiedenen / veralteten Versionen überall verstreut?
• Sorgen Informationssilos in Ihrer Organisation dafür, dass man nie weiß was „die Anderen“ machen?
• Müssen neue Kolleg*innen sich oftmals umständlich rumfragen, weil ihnen wichtige Informationen fehlen?
• Müssen Experten*innen und Führungskräfte immer wieder dieselben Fragen beantworten?

Wenn Sie mehrere dieser Fragen für sich mit “Ja” beantwortet haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich die Einführung eines zentralen Wissensmanagementsystems für Ihre Organisation lohnt. Doch was genau meint “lohnt” in diesem Zusammenhang überhaupt?

Um zu einer realistischen Berechnungsgrundlage zu gelangen, muss dieser verlorenen Zeit natürlich derjenige Zeitaufwand gegenübergestellt werden, der zur Vermeidung dieser Ineffizienzen in redaktionelle Arbeit investiert werden muss.

Bei einem Durchschnittswert von circa einem Vollzeit Content Manager pro 2500 Mitarbeiter*innen und 300 dedizierten Redakteur*innen für die Wissensplattform, die im Durchschnitt 4 Stunden pro Woche für Redaktionsarbeit aufwenden, ergibt sich ein benötigtes Investment von 8.800 Arbeitstagen pro Jahr. Insgesamt ergibt sich im Beispielfall also eine durchschnittliche Zeitersparnis von 13.700 Arbeitstagen pro Jahr. Dabei bleibt die Tatsache, dass auch vor der Einführung einer zentralen Wissensmanagementplattform bereits Redaktionsarbeit betrieben wird, noch vollkommen unberücksichtigt. Die tatsächlich zusätzlich investierte Zeit in redaktionelle Tätigkeiten fällt also noch deutlich geringer aus. Auch Synergieeffekte, die sich aus einer höheren Informationsqualität sowie der Reduktion der Unzufriedenheit der Mitarbeitenden ergeben, sind im Rechenbeispiel nicht erfasst.

Ebenso, wie der Zeitaufwand für redaktionelle Tätigkeiten, muss für eine seriöse Entscheidungsgrundlage der durchschnittliche interne Invest von Ressourcen zur Einführung eines zentralen Wissensmanagementsystems Berücksichtigung finden. Dieser umfasst unseren Erfahrungen nach je nach Komplexität in etwa 2 – 4 Stunden pro Woche für die Mitglieder des Projektteams über eine Laufzeit von 2 – 4 Monaten. Im Ergebnis ergibt sich somit ein durchschnittlicher interner Invest von 50 – 80 Personentagen, aufgeteilt auf 7 – 12 Ressourcen und einen Zeitraum von 16 – 20 Wochen.