So gelingt modernes Wissensmanagement im Unternehmen
Ob Homeoffice oder über den Globus verteilte Teams: Die heutige Arbeitswelt erfordert ein Umdenken in Sachen Informationsaustausch und Wissensmanagement im Unternehmen. Denn, dass herkömmliche Methoden wie Rundschreiben in Papierform oder der berühmte Flurfunk schlichtweg nicht mehr funktionieren, ist offensichtlich. Vielmehr heißt es nun, intelligente Konzepte für das Wissensmanagement im Unternehmen zu entwickeln, die einen ortsunabhängigen Informationsaustausch ermöglichen.
Remote Work ist mittlerweile im Berufsalltag angekommen, und auch künftig wird sich dieser Trend fortsetzen. So etwa rechnet das Marktforschungsinstitut Gartner mit einem Anstieg des mobilen Arbeitens auf 48 Prozent bis zum Jahr 2030. Wenig verwunderlich, dass dies nicht ohne Auswirkungen auf unsere Arbeitsweise bleibt: Einer weiteren Studie zufolge benötigten 81 Prozent der Beschäftigten im Jahr 2020 vermehrt Lösungen für das Wissens- und Informationsmanagement in den Unternehmen. Mehr noch: 58 Prozent der Befragten gaben an, dass das Suchen und Nicht-Finden jobrelevanter Informationen mehr Einfluss auf wichtige Geschäftskennzahlen hatte als in den Vorjahren. Auch auf die Produktivität der Beschäftigten wirken sich fehlende Informationen unmittelbar aus. Die Folge: Frustration bei den Mitarbeitenden und den Kunden, deren Anfragen durch die mangelnde Information nicht beantwortet werden können.
Bedenkt man zudem, dass die effiziente Nutzung von Wissen mehr und mehr zum Wettbewerbsvorteil wird, wird schnell deutlich: Hier sind kluge Lösungen gefragt, die die verschiedenen Fachabteilungen miteinander vernetzen und Wissensquellen wie E‑Mails, Archive sowie Wikis geschickt verquicken. Aber was genau bedeutet “Wissensmanagement im Unternehmen” überhaupt?
Was genau ist “Wissensmanagement im Unternehmen“?
Unter “Wissensmanagement” – oder “Knowledge-Management” – versteht man alle strategischen und operativen Maßnahmen im Unternehmen, die für einen optimalen Umgang mit Wissen sorgen. Dies geht jedoch weit über die reine Anhäufung und Verwaltung von Informationen hinaus. Letztere sind zwar die Grundvoraussetzung dafür, dass Wissen entsteht. Echtes Know-how wird daraus allerdings erst, wenn wir die Daten anreichern, indem wir sie mit bereits existierenden Informationen verquicken, interpretieren und verwertbar machen. Gutes Wissensmanagement gelingt, wenn Wissen im Unternehmen zentral aufbewahrt, übersichtlich dargeboten und verständlich aufbereitet ist und die Mitarbeitenden schnell und bequem darauf zugreifen können.
Wenn man es so will, ist das Knowledge-Management wie das Gehirn einer Organisation. Im Unterschied zu einem echten Denkorgan ist dieses “Unternehmenshirn” jedoch aus vielen Köpfen zusammengesetzt. Doch wie konsolidiert man das Know-how aller Beschäftigten am besten, und vor allem: Wie macht man es allen zugänglich?
Wie funktioniert optimales Wissensmanagement im Unternehmen?
Wie viel einfacher wäre wohl Ihre tägliche Arbeit, wenn Sie nicht nur auf Ihren eigenen Erfahrungsschatz zurückzugreifen könnten, sondern auch in die Köpfe Ihrer Unternehmensgefährt:innen blicken könnten, um deren Wissen anzuzapfen? Sie müssten kein Informationsmanagement mehr betreiben, sich nicht mehr alles bis ins Detail merken, und die Kollegen nicht einmal mehr persönlich fragen, geschweige denn deren Arbeitsprozesse stören. Stattdessen würden Sie einfach eine Tür zu einer zentralen Wissensdatenbank öffnen und könnten in wenigen Sekunden die Antwort auf Ihre Frage finden. Wäre das nicht traumhaft?
Nun, abgesehen davon, dass dies natürlich nicht so einfach möglich ist, muss das auch gar nicht sein. Wahrscheinlich wäre es in mancher Hinsicht auch der eigentlichen Idee des klugen Wissensmanagements im Unternehmen abträglich, denn Sie würden mit einer Flut an ungefilterten und für Sie teilweise unnötigen Informationen überrollt. Sinnvoller ist es daher, das für Sie wertvolle Wissen zu extrahieren und in einem externen Datenspeicher abzulegen und zu verwalten. Die Lösung hier lautet “moderne und dynamische Wissensmanagement-Plattformen“.
So funktioniert modernes Wissensmanagement im Unternehmen:
- Gleichzeitiges Bearbeiten von Informationen durch mehrere Mitarbeiter
- Automatische Versionierung und einfache Rückverfolgbarkeit von Änderungen
- Mobilität und Barrierefreiheit für das Konsumieren von Informationen
- Proaktive Verteilung der Informationen an die richtigen Zielgruppen
- Umdenken der Belegschaft: Wandel von puren Wissensträgern zu (guten) Content Creators
- Stetige Aktualisierung der Technik in Sachen Sicherheit, Verfügbarkeit und Compliance
Warum ist Wissensmanagement im Unternehmen unverzichtbar?
“Wissen ist Macht.” Dieses geflügelte Wort, das auf den englischen Philosophen Francis Bacon zurückgeht, hat bis heute nicht an Bedeutung verloren. Im Gegenteil: Auf die moderne Arbeitswelt übertragen, könnte es lauten: “Wissensmanagement ist wettbewerbsrelevant“.
Denn nur wenn die Know-how-Pflege im Unternehmen in strukturierten Bahnen erfolgt, erhält man einen kompletten Überblick über alles, was im Betrieb passiert und zukünftig verbessert werden kann (Stichwort: Innovationsmanagement). Doch die geringere Wettbewerbsfähigkeit ist bei weitem nicht das einzige Risiko, das ein nicht ausreichend umgesetztes Knowledge-Management mit sich bringt.
Die Risiken mangelnden Wissensmanagements im Unternehmen:
- Realgeldverlust durch Inneffizienz und verschwendete Zeit
- Unnötig langsame Prozesse durch langes Suchen nach aktuellen Informationen
- Unzufriedenheit der Mitarbeiter durch fehlende Informationen für die tägliche Arbeit
- Frustrierte Kunden, deren Anfragen aufgrund fehlender Informationen nicht beantwortet werden können
- Wichtiges Wissen verlässt irgendwann das Unternehmen (Rente, Fluktuation etc.)
- Gefährdung oder unnötiges Verkomplizieren der Zertifizierungsprozesse
- Vertane Chancen auf Innovation
- Mitarbeiter greifen auf veraltete Informationen zu und führen dann falsche Schritte aus
Spätestens hier wird klar: Ein gut aufgesetztes Konzept für das Verwalten der Informationen ist für jeden Betrieb unverzichtbar. Eine Plattform kann hierbei wertvolle Dienste leisten.
Wie kann eine Plattform das Wissensmanagement im Unternehmen unterstützen?
In erster Linie bietet eine Plattform für das Wissensmanagement im Unternehmen die Möglichkeit, Know-how auf innovative Art und Weise ortsunabhängig sowie kanal- und abteilungsübergreifend zu vermitteln. Das Wissen wiederum steht zu jeder Zeit zur Verfügung – die Anwender bedienen sich quasi selbst (Pull-Prinzip) –, lässt sich aber auch automatisiert verteilen (Push-Prinzip). So sind die Mitarbeiter stets auf dem Laufenden. Zudem kann ein solches System bei folgenden Punkten behilflich sein:
Strukturieren der Informationen
Wissensmanagement heißt vor allem, das gesammelte Wissen nicht quer im Unternehmen verteilt oder in verschachtelten Ordner-Strukturen zu lagern. Ähnlich wie bei einem realen Aktenschrank gilt auch hier: Stopft man einfach immer nur alle Informationen unsortiert hinein, sind sie später nicht mehr auffindbar. Stattdessen sollte man das gesammelte Material in (digitale) Boxen stecken und ordentlich beschriften – selbstverständlich mit eindeutigen Bezeichnungen, die es auch neuen Kollegen gestatten, auf Anhieb zu erkennen, was sich darin befindet. Dies wiederum erfordert eine geeignete Plattform, die die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit unterstützt und die Suche nach Informationen erleichtert.
Rollenspezifisches Verteilen von Wissen
Manche Themen sind nur für ein spezielles Team oder eine bestimmte Projektgruppe relevant. Sinnvoll ist es daher, einen Prozess im Unternehmen zu etablieren, der für ein rollenspezifisches Management und Verteilen des Wissens sorgt. Eine intelligente Plattform kann dabei die Aufgabe der Dokumentenlenkung übernehmen.
Up-to-date-Halten der Informationen
Der große Vorteil einer kollaborativen Wissensmanagement-Plattform: Im Unternehmen vorhandene Informationen lassen sich damit aktuell halten. So lässt sich etwa über ein Meldesystem anzeigen, dass ein Beitrag veraltete Informationen enthält. Die Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben wird, sich aktiv an der regelmäßigen Aktualisierung zu beteiligen – und sie dies auch tun.
Vorteile einer Wissensmanagement-Plattform im Unternehmen
Für das Unternehmen:
- einfacher Zugang zu Know-how durch Dokumentation
- deutlich erhöhte Sichtbarkeit von Erfolg und Misserfolg durch nachhaltiges Dokumentieren
- Wahrung von Wissen und vorhandenen Kompetenzen – auch beim Weggang von Wissensträgern
- Besserer Kundenservice dank Qualitätssteigerung
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
- Schnellere Time-to-Market durch verbesserten abteilungsübergreifenden Informationsaustausch
- Weniger Flaschenhälse durch geringere Abhängigkeit von Vorgesetzten und anderen Personen
- Vermeidung von Doppelarbeiten: einmal gefundene Antworten sind dokumentiert und für alle am selben Ort verfügbar
- Potenzierung von Know-how: Ausfindigmachen, Dokumentieren und Verteilen von Individualwissen und -kompetenzen, das/die das Unternehmen signifikant voranbringen können
Für Mitarbeitende:
- Schnellerer Zugriff auf altbewährtes und neues Know-how – für jeden
- Bündelung von Wissen aller Mitarbeiter an zentraler Stelle
- Einfachere abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit
- Verbesserte Kommunikation
- Kontinuierliche und automatische Weiterbildung
- Schnellere Lösungsfindung
- Möglichkeit, Wissen bedarfsorientiert und rollenspezifisch zu konsumieren
- Schnellere und selbstständigere Einarbeitung neuer Kollegen
- Schnellere Ermittlung relevanter Ansprechpartner für auftretende Fragen und Probleme
Tipps und Tricks für die erfolgreiche Implementierung von Wissensmanagement-Plattformen im Unternehmen
Die folgenden zehn Tipps helfen Ihnen bei der erfolgreichen Einführung einer geeigneten Wissensmanagement-Plattform im Unternehmen:
Tipp 1: Schaffen Sie ein zentrales Ablagesystem
Ob in E-Mails, auf dem Server, in der Cloud, in Microsoft-Office-Dokumenten oder in Support- Tickets: Informationen finden sich an immer mehr unterschiedlichen Orten in der Organisation wieder. Um den Überblick zu bewahren, gilt es, ein zentrales digitales Ablagesystem zu etablieren, in das die Beschäftigten ihr Wissen einpflegen.
Tipp 2: Organisieren Sie vorhandene Daten sinnvoll
Damit auch neue Mitarbeitende sich schnell zurechtfinden, ist eine sinnvolle Informationsarchitektur erforderlich. Schaffen Sie Ordner für Dokumente, Bilder, Videos usw. Zudem empfiehlt sich die Konmari-Methode “Aufräumen nach Plan” – auch für effektives Wissensmanagement im Unternehmen. Jede Information erhält ihren eindeutigen Platz und eine zu ihrem Zweck passende Ablage. Alle nicht benötigten Informationen werden so aussortiert. Wichtig dabei: Stellen Sie sicher, dass Ordnung nach bestimmten Kategorien wie “Handbuch” oder “Vorlagen” und nicht etwa nach Abteilungen oder Teams erfolgt.
Tipp 3: Wählen Sie eine Plattform, die zu Ihnen passt
Eine Plattform sollte die Anforderungen Ihres Unternehmens abdecken und zudem ohne großen Aufwand einsetzbar sowie intuitiv zu bedienen sein. Stellen Sie sich vor der Anschaffung folgende Fragen:
- Lässt sich neues Wissen schnell in die Software einpflegen?
- Gestattet die Plattform das Teilen von Informationen mit den Kollegen?
- Gibt es eine Suchfunktion?
- Ist das System skalierbar, sodass es mit dem Unternehmen mitwachsen kann?
Tipp 4: Schaffen Sie Gruppendiversität und eine Unternehmenskultur der Wissensweitergabe
Richtiges Wissensmanagement im Unternehmen gelingt nur, wenn Wissen als allgemeines Gut angesehen wird – und nicht als persönliches Eigentum, das es zu verteidigen gilt. Fördern Sie daher die Weitergabe von Know-how. Am besten gelingt dies, wenn das Management selbst – und kontinuierlich! – mit gutem Beispiel vorangeht.
Fördern Sie die Vielfalt der beteiligten Menschen und Abläufe. Involvieren Sie viele Personen mit unterschiedlichen Blickwinkeln, Kenntnissen und Erfahrungshorizonten – auch aus verschiedenen Generationen. Das so entstehende kreative Chaos kann bisweilen die spannendsten Resultate hervorbringen.
Tipp 5: Stellen Sie entsprechende Ressourcen bereit
Befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden, ihr Wissen weiterzugeben. Geben Sie ihnen dafür entsprechende Tools an die Hand, stellen Sie ihnen gegebenenfalls Kollegen aus der Unternehmenskommunikation zur Seite. Besonders wichtig: Tragen Sie dafür Sorge, dass die Belegschaft genügend Zeit für das Wissensmanagement im normalen Unternehmensalltag hat. Schaffen Sie entsprechende Rollen, zu deren Tagesgeschäft der Know-how-Transfer gehört und die diese Aufgaben übernehmen:
- Versorgen der Mitarbeitenden mit wichtigen Informationen,
- Schulen der Kollegen, wie sie mit dem bereitgestellten Wissen optimal umgehen,
- Nutzen von Wissen, um wertschöpfende Prozesse im Unternehmen zu ermöglichen.
Ob dafür eine eigene Rolle geschaffen wird oder ob bestimmte Mitarbeiter dies lediglich als zusätzliche Pflichten übernehmen, bleibt dabei Ihnen überlassen.
Tipp 6: Halten Sie Wissen immer aktuell
Finden die Teammitglieder im Wissensmanagement-System des Unternehmens nur überholte Informationen, ist nicht nur der Frust vorprogrammiert. Auch werden sie sich bald andere Wege suchen, an die gesuchten Informationen zu kommen. Schaffen Sie also kluge Methoden, Informationen stets aktuell zu halten, sodass die Wissensplattform gern und regelmäßig genutzt wird.
Tipp 7: Schaffen Sie zielgruppenspezifisches Know-how
Bereitgestelltes Wissen muss den Konsumenten nützen. Stellen Sie daher sicher, dass sich die Art und Weise, wie Informationen, Tipps oder Erfahrungen weitergegeben werden, an der jeweiligen Personengruppe ausrichtet. Für die F&E-Abteilung können wissenschaftliche Abhandlungen sicher tauglich sein, im Fertigungsbereich eignen sich womöglich eher praxisbezogene Videoanleitungen. Finden Sie heraus, welche Arten Know-how es im Betrieb gibt, für welche Zielgruppen dieses gedacht und in welcher Form es am besten zu präsentieren ist. Daraus lassen sich Richtlinien für die Aufbereitung von Informationen ableiten, an denen sich Wissensträger orientieren können.
Tipp 8: Erschaffen Sie ein ganzes Wissens-Ökosystem, nutzen Sie dabei moderne Formate
Eine geeignete Wissensmanagement-Plattform sollte sich leicht mit den unterschiedlichsten Systemen im Unternehmen verknüpfen lassen und allen Mitarbeitern den Zugriff auf für sie relevantes Know-how gestatten. Letzteres sollte zudem mobil abrufbar sein. Bieten Sie daher eine ganze Palette an Möglichkeiten, (sich und andere) zu informieren: die klassische Mitarbeiterzeitung hat hier genauso ihre Berechtigung wie der E-Newsletter oder die Wissensbibliothek in Teams. Verwenden Sie ergänzend zur schriftlichen Dokumentation benutzerfreundliche moderne Formate, die Ihren Teammitgliedern die Wissensaneignung erleichtern – seien es Fotos, Grafiken, Diagramme, Videoclips, interaktive Trainings oder Virtual Reality.
Tipp 9: Bieten Sie einen Info-Service
Damit der Wissensübergang kontinuierlich, zeitnah und effizient erfolgen kann, ist es sinnvoll, Mitarbeiter gezielt darauf hinzuweisen, wenn es neue Informationen gibt. Automatisierte E-Mails oder Push-Nachrichten stellen sicher, dass die Teammitglieder die Neuigkeiten auch im Tagesgeschäft wahrnehmen. Setzen Sie das System so auf, dass jede/r nur für ihn/sie erforderliche Informationen erhält und somit nicht unnötig Zeit verschwendet.
Tipp 10: Beenden Sie Silodenken, fördern Sie die zwischenmenschliche Kommunikation im Unternehmen
Wissensmanagement ist nicht nur eine Frage der digitalen Aufbereitung. Mindestens genauso wichtig ist der zwischenmenschliche Austausch. Zwar mag es innerhalb von Abteilungen durchaus regen Informationsfluss geben; über Fachbereichsgrenzen hinweg findet dieser aber häufig nicht statt. Starten Sie mit kleinen Veränderungen, um Silodenken abzuschaffen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie gemeinsam Word- oder Excel-Dokumente bearbeiten, Inline-Kommentare anbringen oder Kollegen über das @-Symbol in Kommunikationsprozesse einbinden.
Fazit: Wissensmanagement im Unternehmen – ein echter Wettbewerbsvorteil
Wissen zählt zu den wertvollsten Ressourcen eines Betriebs. Mehr noch: Informationsaustausch ist ein entscheidender Faktor für die Teamleistung, wie eine Meta-Analyse auf Grundlage von 43 Primärstudien kürzlich zeigte. Doch damit sich der Rohstoff “Wissen” auch in der neuen Arbeitswelt für alle gut nutzen lässt, heißt es, im Unternehmen kluges Informationsmanagement zu betreiben. Hierzu müssen nicht nur die Teammitglieder als Wissensträger ins Boot geholt werden. Auch gilt es, passende Strukturen ebenso wie die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass ein kontinuierlicher Prozess des Austauschs und der Pflege von Informationen entsteht. Eine Wissensmanagement-Plattform kann hier oft wertvolle Dienste leisten. Zwar schrecken viele Unternehmen vor solch einer Investition zurück, doch lohnt sich der finanzielle und personelle Aufwand. Denn viele historisch gewachsene Strukturen und Prozesse existieren nur noch aus reiner Bequemlichkeit der Unternehmen und sind schon lange nicht mehr effektiv. Ein neues System, das dem Unternehmen dazu verhilft, das reichlich vorhandene Wissen gewinnbringend und sinnvoll zu nutzen, wird auf lange Sicht zum Wettbewerbsvorteil.
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