Wissensmanagement mit SmartStash bei der Schüco International KG

Nach einer erfolgreichen Einführung von Microsoft 365 durch Fellowmind bei Schüco International KG suchte der Fachbereich Product Lifecycle Management (PLM-Domain) bei Schüco nach einer Wissensmanagement-Lösung. Gesucht wurde ein Tool, dass die Effizienz im Wissensmanagement steigert und den Umgang mit Wissensartikeln erleichtern sollte.

Während der Sichtung verschiedener Tools kam ein Tipp aus der internen IT bei Schüco, dass Fellowmind mit dem Add-on SmartStash ebenfalls eine Wissensmanagement-Lösung anbietet, die auf Basis von SharePoint direkt in die komplette Microsoft 365-Welt integriert ist. Dies und natürlich die vielen coolen Anwendungsmöglichkeiten von SmartStash überzeugten schnell. Denn als wir Carl Frankrone, internationaler Projektmanager PLM bei Schüco, im Podcast nach seinen Hauptauswahlkriterien für ein gutes Wissensmanagement-Tool gefragt haben, lautete seine Antwort:

• Gute Usability (Ein leichter Zugriff der Anwender auf das Wissen)
• Einfache Gestaltungsmöglichkeiten (Einfache Handhabung und Bearbeitung des Tools)
• Gute organisatorische Verankerung im Unternehmen

Nachdem die Entscheidung auf SmartStash gefallen war, wurde das Wissensmanagement-Projekt und somit die Einführung von SmartStash im ersten Fachbereich bei Schüco gestartet.

Phase 1: Bewertung und Aufbereitung des bisherigen Wissens

Um Wissensmanagement erfolgreich im Unternehmen zu etablieren, sollte erst einmal klar sein, was Wissen eigentlich ist und wie sich das Tool dazu einordnet. Was soll das Tool können? Klingt logisch, manchmal ist dies jedoch gar nicht so einfach. Also haben wir zu Beginn kurz gemeinsam geschaut, wie sich digitales Wissen von News und allgemeinen Unternehmensinformationen unterscheidet. Wir haben auch geschaut, welches Wissen es bereits im Unternehmen gibt, wo es liegt und wie es den Weg in das neue “Wiki” schafft.

Bei Carl im Fachbereich gab es auch bereits ein Wiki, in dem Wissen, vor allem zu Arbeitsabläufen festgehalten und dokumentiert wurde. Also stellte sich das Team die Frage: “Was machen wir mit unseren alten Artikeln, die zumindest didaktisch nicht mehr zeitgemäß sind?” Hier bietet SmartStash zwar einfache Eingabemöglichkeiten, jedoch sollte der Inhalt, um den größten Effekt zu haben, komplett neu aufgebaut werden. Unter dem Motto “Less is more” wurde der bisherige Wissensschatz bewertet und aufgeräumt. Nur die Artikel mit ausreichend Relevanz schafften es in die neue Wissensdatenbank und wurden dafür aufbereitet und umformuliert, denn die didaktische Überarbeitung war dem Team sehr wichtig. So wurden zu Beginn alle Wissensinhalte geclustert:

1. Was muss übernommen werden
2. Wer ist dafür verantwortlich
3. Welche Bearbeitungen sind notwendig

Wichtig ist hier auch die Chance zu nutzen Wissen anders zu strukturieren. Hier bietet SmartStash eine große Bandbreite von hierarchischer Organisation, bis hin zu Tags. Dies erfordert auch eine andere Sortierung, um den Zugang zu gewährleisten.

Das Team entschied sich zudem, zukünftig nur auf PDFs zurückzugreifen, wenn sie schon erstellt wurden, da Redakteur*innen in PDFs nicht gut kurzfristige Änderungen vornehmen können. Schließlich ist Aktualität ein wesentliches Kriterium für gutes Wissensmanagement.

Phase 2: Aufbau und Struktur einer Wissensdatenbank

Während Carls Team in Phase 1 noch alles recht gut allein organisieren konnte, hat das SmartStash-Team von Fellowmind in Phase 2 mehr unterstützt. In einem “SmartStash Deep-Dive” wurden dem Team erst einmal alle wichtigen Funktionen vorgestellt.

Auch dem Team war schnell klar, ein toolgestütztes Wissensmanagement als Enzyklopädie hat 2 Säulen:

1. Die Toolumgebung
2. Die Strukturierung dieses Wissens, sowie die Art und Weise, wie es gefunden wird

Also setzte sich das Team jetzt mit der Fragestellung auseinander: Wie strukturiere ich Wissen richtig? Nachdem die Struktur aufgebaut war, war es nötig, die Tags sinnvoll festzulegen, um sich in der neuen Wissensdatenbank gut orientieren zu können. Auch hier machte sich das Team das Motto “Less is more” zunutze und einigte sich, in einem langen Findungsprozess und mehreren kontroversen Diskussionen von einem gewaltigen Tag-Baum, auf wenige Tags, welche in einem Hierarchiebaum nicht doppelt auftauchen durften, damit das Finden übersichtlich bleibt. Auch ist zu beachten, dass es nur eine Hierarchiestufe für Tags gibt. Neue Tags werden nun ausgiebig diskutiert, ob diese auch wirklich einen Mehrwert schaffen.

Diese Diskussionen gehören zu einem dynamischen und wertvollen Wissensprozess. Am Ende waren alle zufrieden und freuen sich über die schlanke Struktur.

Phase 3: Festlegen der Rollen und Tätigkeiten für aktives Wissensmanagement

Neben den Funktionen und der Struktur haben im Wissensmanagement die Rollen der mitarbeitenden Personen eine enorm wichtige Bedeutung. Diese “organisatorische Verankerung” ist der Garant dafür, dass das Wissensmanagement lebt.

Das heißt, für einen Wissensmanagement-Zyklus benötige ich eine feste Rollen- und Rechte-Definition. Diese wird exakt auf die Prozesse, Ziele und die Compliance-Anforderungen eines jeden Unternehmens oder einer Organisation abgestimmt. Die zu vergebenden Rollen bestimmen die Aufgabenbereiche im Wissensmanagement, als da wären:

• Content-Manager*innen
• Leser*innen
• Wissensmanagement-Verantwortliche
• Wissenstragende
• Redakteure und Redakteurinnen
• Compliance-Verantwortliche
• Themenverantwortliche

Bei Schüco im Fachbereich von Carl waren nicht alle Rollen erforderlich. Das kann in einem anderen Fachbereich jedoch wiederum ganz anders aussehen. Schön, dass SmartStash da ganz flexibel nutzbar ist.

Ein weiterer Punkt für erfolgreiches Wissensmanagement ist das Verständnis für die jeweilige Rolle und die dazugehörigen Aufgaben im gesamten Wissensprozess. Zum Beispiel: wie entsteht Wissen, wer ist verantwortlich und wie wird das Wissen vom Wissenstragenden abgeholt und verteilt? Dieser Prozess muss klar sein. Anschließend können Content Manager*innen globale Strukturen anlegen, Redakteure und Redakteurinnen Artikel schreiben und Themenverantwortliche Wissen in Abteilungen organisieren. Lesende können konsumieren und müssen auch Feedback geben, damit die Artikel eine gleichbleibende Aktualität und hohe Qualität bekommen. Jeder ist für ein gutes Wissensmanagementklima im Unternehmen verantwortlich, findet Carl!

Wenn die Rollen und Abläufe festgelegt sind, sollten die Verantwortlichkeiten unbedingt ernst genommen werden. Dazu gehört eine simple, aber wichtige Voraussetzung: Um eine Rolle gut ausfüllen zu können, müssen die entsprechenden Personen Zeit dafür bekommen. Dabei muss unbedingt die Aufmerksamkeit des Managements für diese wichtige Tätigkeit geschärft und Unterstützung eingefordert werden.

Carl berichtet das sehr schön, denn bei Schüco haben sie in seinem Fachbereich einen Key User Kreis Content-Manager (“Content-Polizei”) gebildet, die beispielsweise prüft, ob die richtigen Tags genutzt worden sind und ob neue Tags aufgenommen werden sollten. Anfangs hat sich der Kreis alle 2 Wochen, so beschrieb Carl weiter, gibt es ein Meeting dazu, um über neue & zukünftige Artikel zu diskutieren (jetzt einmal im Monat). Auch organisatorische Themen kommen hier auf den Tisch. Bisher kümmern sich sieben Contentmanager und -managerinnen, als auch ca. 50 Redakteur:innen um gut sortierten, wissensreichen Lesestoff für etwa 1000 Lesende. Teams hilft hier den Rahmen für Content Manager und Redakteure zu geben in dem alle Relevanten operativen Informationen, Arbeitsdokumente und Meetings in einem Teams Team geteilt werden.